Die Fristen haben sich zum 1. Januar 2025 geändert. Viele Aufstellungen im Netz nennen noch die alten. Hier die geltenden, mit dem Paragrafen daneben.
Buchungsbelege — also Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge — müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Bilanzen zehn Jahre. Alle übrigen steuerlich bedeutsamen Unterlagen sechs Jahre.
Die Frist für Buchungsbelege lag früher bei zehn Jahren. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie auf acht Jahre verkürzt, für alle Belege, deren Frist ab dem 1. Januar 2025 neu zu laufen begann.
| Frist | Was darunter fällt | Grundlage |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen; dazu Zollunterlagen | § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4a, Abs. 3 AO |
| 8 Jahre | Buchungsbelege — Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Lieferscheine mit Belegfunktion | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
| 8 Jahre | Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuerrechts, jeweils das eigene Doppel und jede erhaltene Rechnung | § 14b Abs. 1 UStG |
| 6 Jahre | Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie alle sonstigen für die Besteuerung bedeutsamen Unterlagen | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5, Abs. 3 AO |
Nicht am Tag des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).
Eine Rechnung vom 3. Februar 2026 beginnt ihre Frist also am 31. Dezember 2026 und darf frühestens Anfang 2035 vernichtet werden. In der Praxis heißt das: Die Aufbewahrung dauert immer ein knappes Jahr länger, als die Zahl vermuten lässt.
Zum 1. Januar 2026 sind abgelaufen:
Ja — und es ist der Vorbehalt, den fast jede Tabelle unterschlägt: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Praktisch heißt das: Läuft eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ein Finanzgerichtsverfahren, bleiben die betroffenen Unterlagen aufbewahrungspflichtig, auch wenn die acht oder zehn Jahre rechnerisch vorbei sind. Wer im Zweifel ist, fragt die Kanzlei — eine vernichtete Unterlage bekommt man nicht zurück.
Für die meisten Belege genügt die elektronische Aufbewahrung. Die Anforderungen stehen in den GoBD, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die drei Anforderungen, an denen es in der Praxis scheitert:
Nicht digitalisiert werden dürfen Unterlagen, für die das Gesetz das Original verlangt — Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse etwa. Und wer Papier vernichtet, sollte die eigene Verfahrensweise dokumentiert haben.
Die Fristen sind das eine. Das eigentliche Problem ist ein anderes: Belege liegen verstreut. Im Mailpostfach, im Downloads-Ordner, im Kundenkonto eines Anbieters, auf Papier in einer Ablage. Nach acht Jahren erinnert sich niemand, wo der Beleg zu einer bestimmten Abbuchung lag.
Der praktikable Weg ist deshalb nicht, sorgfältiger zu sammeln, sondern die Zuordnung nicht erst am Jahresende herzustellen. Wer jede Kontobewegung mit ihrem Beleg verbindet, während beides noch frisch ist, hat am Ende des Jahres eine vollständige Ablage — und bei einer Nachfrage in acht Jahren einen Treffer statt einer Suche.
Genau das macht BelegHero: zu jeder Buchung den passenden Beleg finden und beides dauerhaft aneinanderhängen.
Rechtsstand 17. August 2026. Fristen geprüft am Wortlaut von § 147 AO und § 14b UStG. Diese Seite ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche Beratung; für Ihren Einzelfall ist Ihre Steuerkanzlei zuständig.